経費とは わかりやすく|認められないもの 違い・乱用・目的

 知り合いに食事に誘われて 会計をするときに割り勘をしようと思ったら・・

ここはいいよ・・経費で落とすから

 と言われたことがないでしょうか?経費で落ちるなら、お言葉に甘えて ご馳走になる事もあるはずです。この経費が「認められるもの」、または「認められないもの」については、ある条件をもとに判断が必要となります。

 経費とはなにかについて、わかりやすく説明します。また、その目的・乱用してしまうとどのようなデメリットがあるのかについても見ていきます。

経費で落とすとは?どういう意味か

 「経費で落とす」という言葉がよく使われます。この「落とす」という言葉は、実際に何かを落下させることではなく・・

POINT

経費として伝票(レシート)を処理します

 という意味になります。経費とは、経営する上で発生する費用です。ですが、経費として認められるもの、認められないものの線引きをするためには、事業を運営にあたり必要であるか?がポイントになります。

経費とは使用した金額のみが該当する

 経費とは、事業の運営で必要な道具、素材、サービスなどを購入して実際に使用したときに発生します。

経費は使用したものだけが認められる

 基本的には、経費とは実際に使用した領収書を元に「経費で落とす」ことが可能となります。つまり、「経費としていつか使うかもしれないもの」に関しては、経費で処理できません。

経費の範囲は非常に幅広い

 経費とは、企業経営において実績(売上高)を作っていく為に必要な費用の事です。売上原価の経費では・・

POINT

  • 販売する商品の材料費
  • 従業員が働く労務費

 労務費とは「労働力の消費によって発生する原価」のことです。商品を製造して販売する企業では必ず必要な経費となります。そして、販売管理に関する経費では・・

POINT

  • 人件費
  • 福利厚生
  • 宣伝広告費
  • 接待交際費
  • 旅費交通費
  • 支払手数料
  • 通信費
  • 水道光熱費
  • 保険料
  • 賃貸料(家賃)
  • 租税公課
  • 消耗品費

 これらが経費に該当します。会計における勘定科目では、ピンとこない部分もあるので、次の項目でそれぞれを わかりやすく解説します。

業務で使用する様々なお金が経費となる

 個人事業主の場合、生活と事業の境界線が曖昧になる事が多くあり、生活で使う物を買った物などを「なんでも経費として処理できる」という間違った認識があります。

事業に関して使用している物のみが経費である

 となります。個人事業主の場合、事業を自宅で行っている場合には自宅の家賃も経費として認められます。この場合、事業で利用している部屋の割合を算出し、その割合の家賃が経費として認められます。

スマホ(携帯電話)の通話料も経費

 社長や従業員でも、業務に従事している人は連絡を受けるための端末として、スマホを所持しているはずです。

スマホの通話・通信料は、経費として認められます

 本来は、プライベートのスマホと、仕事用のスマホを分ける事が望ましいですが、同じ端末で利用してる場合には「仕事で利用した割合」を求めて、その範囲だけ経費となります。これは、自宅を事業で利用している方の家賃の按分と同じ考え方です。

交通費のお金・交通機関向け電子マネーも経費

 事業を行っていると、営業や取引先との打ち合わせなどの理由で外出することも多いはずです。その際に利用する・・

Suicaなどの交通機関で利用する電子マネーは経費

 として認められます。認められる範囲、認められない範囲の境界線は、「事業のための移動」であるかです。電子マネーなどの場合、領収書が手元に残らないので、利用の履歴のデータをプリントして保管するようにします。

マイカーを事業に使った時

 プライベートで利用しているマイカーを、事業にて利用したとき(営業の為の移動、商品の配達など)、にも「経費として認められます」。

POINT

  • 走行した距離に応じたガソリン代
  • 車両の購入費用の一部を減価償却

 車両はガソリン代だけでなく、車両本体も(多少なりとも)劣化するという考え方をします。そのため、車両そのものの購入費用の減価償却の一部を経費として認めることが可能となります。

事業所に設置したエアコン・ストーブの費用

 どんなに小さな事業所であっても、快適に作業ができるようにエアコンの設備であったり、ストーブなどの暖房器具を設置しているはずです。これらの設備は・・

POINT

事業をするために必要な費用なので経費

 となります。同様に、水道代、ガス料金なども「事業を行うために必要な設備」として設置しているなら経費として認められます。個人事業主で生活と事業活動の建物が同じである場合は、割合を算出して按分します。

取引先を迎えて飲食をすると経費になる

 「経費で落とす」と言われるときには、接待をしている場である事が多いはずです。取引先などに楽しんでもらい、最終的に支払いはこちらで持つという場合には・・

お酒を伴う接待の飲食代金が経費として認められる

 経費の中でも、接待に利用される費用は「接待交際費」となります。居酒屋などのお店の飲食ではなく、社内で5,000円以下の飲食をする場合には「会議費」となりますが、同じく経費として認められます。

 接待で利用するお店が、スナックやクラブ、キャバクラなど、「女の子がおもてなし」をするお店である場合にも、経費として認められます。

業務で着用している制服も経費

 企業によっては、独自の制服が設定されていることがあります。作業服、制服などを制作し従業員に配布している場合は、経費として認められます。ただし・・

POINT

市販のスーツについては状況により判断が分かれます

 業務をする上で、品格のある衣類が最低限必要な職務であるなら、スーツが経費として認められることがあります。オーダースーツや、高級ブランドのスーツであっても経費の範囲内となります。

バッグやアクセサリーが認められることも

 見た目の品位を重要とする業務であるなら、高級バッグや腕時計、宝石類などのアクセサリーも経費として認められることがあります。

業務のみで利用するバッグやアクセサリーは、経費となる

 モデルのような仕事で、写真撮影をするならコスプレ衣装であっても経費となります。衣類やアクセサリー、その他の服飾品なども全て「業務のみで利用する」ものなら経費となります。

映画のDVD、ゲームソフト、音楽CDも経費に

 プライベートの娯楽として、映画のDVDやブルーレイ、ゲームソフト、音楽CDを求める方は多くいますが、状況によってはこれも経費となります。

POINT

業務で必要な情報収集であるなら、映画DVD、ゲームソフトも経費となる

 これを証明するには、動画・ゲーム・広告などのコンテンツを制作している事を示せることが重要です。娯楽との線引きが難しいので、ちゃんとした理由が分かる資料を保管しておくべきです。

プライベートの旅行で買ったお土産も経費にできる

 家族や友人たちと旅行に行ったとき、その旅費や宿泊費は経費にはできません。明らかに業務とは関係の無い「遊び」に使った費用であるため「経費として認められない」範囲となります。しかし・・

後に取引先へ贈答する目的のお土産は経費として認められる

 となります。「事業に関わる必要な買い物」であるなら、プライベートの旅行先で購入しても経費として認められます。

まとめ:経費 わかりやすく|認められない違いと目的 乱用

 経費として認められるかどうかは、商品・サービスを購入する際の「目的が何であるか」です。取引先を接待する目的であったり、市場調査、ライバルが提供する商品のチェックなど、売上アップのためなら経費として認められます。

 身につける装飾品などでも、業務で相手に良く見せるために必要なものであれば「経費として認められるもの」となります。このように、すべての商品やサービスは、条件によって経費として認めらます。

 ただ何もかも経費として落とす「乱用」をしてしまうケースがあります。微妙な判断のものがあっても深く考えず「経費」として判断すると、いつの間にか乱用が当たり前になり、税務調査に引っかかることになります。

Posted by mon